¿Llevas las Cuentas?

En el siguiente post vamos a hacer un breve repaso sobre los plazos legales para la formulación, presentación y depósito de las cuentas anuales.

Estos términos son los mismos tanto para una Sociedad Anónima, como si se trata de una Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Las cuentas anuales deberán ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el cierre del ejercicio (artículos 171 a 202 del TR de la LSA).

Las cuentas anuales están integradas por los siguientes documentos:

– el balance
– la Cuenta de Pérdidas y Ganancias
– el Estado de cambios en el Patrimonio Neto
– el Estado de Flujos de Efectivo
– la Memoria.

Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de doce meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución.

Reseñar que cuando pueda formularse balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria en modelo abreviado, el estado de flujos de efectivo no será obligatorio.

Asimismo, para aquellas sociedades admitidas a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, no podrán formular cuentas anuales abreviadas.

El Órgano de Administración dispone de seis meses desde el cierre del ejercicio para convocar la Junta General y proceder, en su caso, a la aprobación de las cuentas anuales previamente formuladas. De la misma forma, deberá resolver sobre la aplicación del resultado del ejercicio propuesto por el Órgano de Administración (artículos 212 a 217 del TR de la LSA).

Desde la aprobación de las cuentas anuales, se dispone de un mes para presentar en el Registro Mercantil la siguiente documentación:

a) Instancia de presentación de las cuentas
b) Hoja de datos generales de identificación
c) Declaración medioambiental
d) Modelo de autocartera
e) Las cuentas anuales
f) Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados
g) Informe de gestión
h) Informe de auditoría
i) Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas

El depósito de las cuentas anuales puede realizarse mediante los siguientes canales:

– en papel
– en soporte digital
– presentación telemática

A través del siguiente link se puede acceder a la zona de descargas de la web de Registradores, donde figuran los formularios de las cuentas individuales y consolidadas de cada uno de los modelos adaptados a la normativa vigente, según el momento de presentación de las cuentas:

https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do

Para la presentación en papel es necesario cumplimentar los impresos y modelos normalizados disponibles en el registro. Únicamente tener en cuenta que el plazo límite finaliza el próximo día 29 de julio de 2011.

La presentación digital consiste en entregar un fichero informático (CD o DVD) con el nombre, contenido y formatos especificados, del que hay que obtener una huella digital, para garantizar que no ha sido modificado .Cualquier cambio en el fichero, dará lugar a una huella distinta, garantizando de esta forma la integridad de la información presentada.

Para facilitar la presentación telemática el Registro Mercantil dispone de un programa gratuito denominado “D2 (Depósito Digital de Cuentas)” mediante el cual se remiten las cuentas vía internet. Para ello es imprescindible poseer un certificado de firma digital.

Para depositar las cuentas anuales del ejercicio 2010 el programa correspondiente es el “D2-2010” siendo la última versión la 4.3.2. Antes de proceder a la carga de datos, es conveniente asegurarse de que se dispone de ésta última versión. La información puede cargarse manualmente o importando un fichero XBRL o un fichero D2.zip. De la misma forma dicho programa permite adjuntar documentos (Informe de Auditoria, Memoria, Informe de Gestión,…etc).

Para la presentación telemática el plazo límite finaliza el próximo día 30 de julio de 2011.

El Boletín Oficial del Registro Mercantil publicará el anuncio de las sociedades que hubieran cumplido con la obligación de depósito.

En caso de incumplimiento del depósito de las cuentas anuales, el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital prevé desde el cierre registral hasta una la imposición de una multa por importe de entre 1.200 a 60.000 euros por parte del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas).