Nota simple del Registro Mercantil: qué información contiene y cuándo usarla

Antes de dar de alta a un proveedor, vender a crédito a un cliente nuevo o aceptar que alguien firme en nombre de una sociedad, conviene comprobar que esa empresa es quien dice ser. La nota simple del Registro Mercantil es la forma más rápida de hacerlo: ofrece un resumen de los datos inscritos sobre una sociedad y puede obtenerse en línea en el mismo momento de solicitarla.

Te explicamos qué información contiene, cómo solicitarla, cuánto cuesta y hasta dónde llega y cuándo necesitas algo más.

Qué es una nota simple del Registro Mercantil y para qué sirve

La nota simple del Registro Mercantil es un documento informativo que resume los datos inscritos de una sociedad, como su identificación, domicilio, objeto social, capital, administradores o apoderados y los actos publicados en el BORME. Sirve para comprobar información empresarial, pero no acredita fehacientemente el contenido del Registro.

Su utilidad deriva del carácter público del Registro Mercantil. El artículo 23 del Código de Comercio lo declara público y establece que su contenido puede conocerse mediante certificación, nota informativa o copia. Su finalidad, como recuerda el Ministerio de Justicia, es permitir que quienes contratan con una sociedad puedan conocer sus actos inscritos.

En la práctica, sirve como primera comprobación de una contraparte. Lo que no hace es probar un dato frente a terceros: ese valor el Código de Comercio lo reserva en exclusiva a la certificación registral.

Qué información contiene una nota simple de una empresa

Una nota simple de una empresa reúne, organizada por bloques, la información esencial que consta inscrita sobre la sociedad: identificación, domicilio y objeto social, capital, administradores y apoderados, actos publicados en el BORME, cuentas depositadas, libros legalizados, asientos de presentación y situaciones especiales.

Datos identificativos, domicilio, CNAE y objeto social 

Este es el bloque básico y obligatorio de la nota. Según la sede de Registradores, puede incluir:

• Denominación social y NIF (Número de Identificación Fiscal).
• Código CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas) y dominios inscritos.
• Domicilio social y objeto social.
• Datos registrales de la sociedad.
• Si existen asientos vigentes y situaciones especiales.
• El último depósito de cuentas disponible.

Con esta información ya puedes comprobar que el NIF facilitado corresponde a esa empresa y que su actividad declarada encaja con lo que te ofrece.

Capital social, administradores y apoderados

La nota puede mostrar también el capital social inscrito, los administradores y sus cargos, así como los apoderados de la sociedad.

Hay un límite que conviene tener muy claro: la nota simple no identifica necesariamente a los socios o propietarios actuales. Según la Ley de Sociedades de Capital, en una sociedad limitada la titularidad y las transmisiones de participaciones se anotan en el libro registro de socios que lleva la propia sociedad (artículo 104), mientras que en una sociedad anónima las acciones nominativas constan en un libro registro de la sociedad (artículo 116).

Lo mismo sucede con el titular real. El Colegio de Registradores mantiene el RETIR (Registro de Titulares Reales) y ofrece certificaciones específicas de titularidad real, por lo que la nota ordinaria no sustituye estas consultas.  La aplicación de vinculaciones empresariales de INFORMA permite consultar más de 4,5 millones de vinculaciones tanto nacionales como internacionales, y ofrece permite  la consulta de Titularidad Real tanto a estos datos de Registradores como a la base de datos del Consejo General del  Notariado. 

BORME, cuentas depositadas y situaciones especiales

El BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil) no es sinónimo del Registro ni de la nota simple. Se trata del medio oficial de publicación de la información jurídica y económica de las sociedades que debe hacerse pública. La nota puede recoger la relación de actos inscritos que se han publicado en él.

El bloque de cuentas depositadas muestra los tres últimos ejercicios depositados y permite consultar los anteriores. Se trata de un listado, no de las cuentas en sí: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria se obtienen a través del servicio de depósito de cuentas, que aparecen también en los informes de empresas de eInforma. Aun así, esta información resulta reveladora. La Ley de Sociedades de Capital obliga a los administradores a presentar las cuentas para su depósito en el mes siguiente a su aprobación, y no hacerlo puede provocar el cierre registral y multas de 1.200 a 60.000 euros.

Cómo solicitar una nota simple del Registro Mercantil

La nota simple puede solicitarse online a partir de la denominación o el NIF de la empresa. Una de las vías es la sede electrónica del Colegio de Registradores, donde es posible realizar la consulta como usuario esporádico y seleccionar los bloques de información que se quieren obtener.

También puedes tramitarla con eInforma de forma rápida y 100% online. Solo tienes que facilitar los datos de la empresa y recibirás el documento en formato PDF directamente en tu correo electrónico, con un plazo medio de entrega inferior a tres horas laborables. ¡Solicita tu Nota Simple!

Diferencia entre nota simple y certificación del Registro Mercantil

La diferencia entre la nota simple y la certificación del Registro Mercantil está en su valor: la nota informa y la certificación acredita. 

El artículo 23 del Código de Comercio y el artículo 77 del Reglamento del Registro Mercantil establecen que la certificación es el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos registrales.

La regla práctica es clara: nota simple para informarte; certificación cuando necesites acreditar formalmente un dato.

	Nota simple	Certificación
Valor	Informativo	Acredita fehacientemente el contenido de los asientos
Uso típico	Primera comprobación de una empresa	Probar un cargo, unos poderes o la vigencia de la sociedad
Ejemplo	Saber quién figura como administrador	Acreditar quién puede representar a la compañía y con qué facultades

Si en un contrato relevante necesitas asegurarte de que quien firma puede obligar a la sociedad, la certificación de cargo o de poderes es la que permite acreditarlo.

Cuándo conviene pedir una nota simple antes de hacer negocio con una empresa

Conviene pedirla siempre que inicies una relación en la que sea importante saber con quién contratas. Es un primer filtro rápido y barato:

• Alta de clientes y proveedores. Si recibes una oferta de una SL que no conoces, comprueba que la denominación y el NIF coinciden, quién la administra y si presenta situaciones especiales o lleva tiempo sin depositar cuentas.
• Ventas a crédito. Cuando un cliente pide pagar a 60 o 90 días, la nota permite verificar su identidad jurídica, aunque no su capacidad de pago.
• Homologación de proveedores estratégicos. Es el punto de partida, pero debe completarse con información sobre cuentas, solvencia, pagos y vinculaciones.
• Socios, distribuidores y operaciones corporativas. La nota ofrece una primera radiografía jurídica, pero no constituye una due diligence (revisión exhaustiva previa a una operación) completa.
• Seguimiento de competidores o partners. Los actos publicados en el BORME permiten detectar cambios de administradores, capital o domicilio.

Tan importante como saber qué ofrece es conocer qué no puede decirte por sí sola. La nota simple no mide la solvencia ni el comportamiento de pago de una empresa, ni permite conocer con seguridad sus accionistas actuales, su titularidad real completa o su capacidad financiera. Una cifra elevada de capital social tampoco informa de su liquidez ni de su riesgo actual.

Dos buenas prácticas: comprueba la fecha del documento, porque los administradores, los poderes o el domicilio pueden cambiar, y no pases por alto ninguna anomalía. Un asiento de presentación vigente, una situación especial o varios ejercicios sin cuentas no prueban por sí solos una insolvencia ni un fraude, pero sí justifican ampliar el análisis antes de conceder crédito, firmar o realizar un pago relevante.

 

En definitiva, la nota simple es la puerta de entrada a la verificación de cualquier contraparte: confirma quién es la empresa y señala dónde conviene mirar. A partir de ahí, la certificación aporta la prueba formal, mientras que las cuentas, el informe comercial y los datos de pago completan la imagen del riesgo.