Cinco consejos para el recobro de facturas en la PYME

En estos días, hasta los clientes responsables y serios pueden estar teniendo problemas para abonar facturas pendientes. Estos cinco consejos de recobro pueden ayudarnos a proteger el cash-flow de nuestra empresa y también la relación con los clientes.

1. Pedir pagos completos por adelantado. Es la forma más segura de actuar. Obviamente no es fácil conseguirlo a cambio de nada. Sobre todo cuando se trate de un cliente con el que ya existen unas condiciones pactadas con anterioridad. Por ello se han de diseñar incentivos  preferiblemente en forma de descuento y ofrecerlos. Para el cálculo del descuento máximo se ha de tener en cuenta no sólo los márgenes sino también el riesgo que se hace desaparecer cobrando al contado. Pensemos que si un cliente tiene problemas, nunca querremos ser el último en la lista de cobros.

2. Poner todo por escrito. Las condiciones de pago deben ser reflejadas en la correspondiente orden de compra o contrato y estar firmadas por ambas partes. En este documento no sólo debe aparecer el plazo de vencimiento de las facturas sino también la forma de tratar los pagos atrasados en caso de que se produjeran. Este documento se debe presentar a los clientes inmediatamente tras el cierre de una operación, en el momento en que las negociaciones están frescas.

3. Procedimentar las solicitudes de pago aplazado. En España no es común que las empresas soliciten formalmente crédito unas a otras, pero en muchos países es bastante común. Nuestra empresa puede conceder, pongo por caso, crédito hasta 30 días y a partir de ese plazo y cierta cantidad de dinero le diremos al cliente que es necesario que solicite formalmente crédito mediante un documento preparado a tal efecto en el que el cliente debería dar información financiera y económica de su empresa. Este procedimiento puede ser muy últil para quitarnos del medio potenciales malos clientes que no desean pasar ese trámite. En cualquier caso esta forma de actuar, además de transmitir seriedad al cliente, puede aportar datos valiosos que podrán ser utilizados en el futuro si llega el caso.

4. Flexibilidad. Ante cualquier problema de retraso en pagos siempre hay que escuchar las razones del cliente. Escuchando y conociendo más acerca de las causas de sus problemas podemos estar en disposición de negociar y ofrecer una solución que satisfaga a ambas partes: alargar plazos, admitir pagarés o incluso aceptar un pago en especie. Todo es mejor que una pérdida total de la facturación.

5. Busque ayuda profesional. Hace poco recomendamos la externalización del recobro siempre que sea posible.  El sector del recobro, aún sin estar regulado aún en España cuenta con empresas muy serias y con muchos años de experiencia en la recuperación de deudas. Si las cuentas sin cobrar tienen más de 4 meses de retraso, puede ser el momento de contactar con una de estas empresas. CTI Tecnología y Gestión, es una empresa del Grupo CESCE especializada en la recuperación de impagados que cuenta con más de 50 años de experiencia en el campo de las recuperaciones.

El proceso de recobro puede ser desagradable tanto para acreedor como para deudor. Se recomienda planificar con antelación los pasos a dar para evitar que las cuentas morosas se descontrolen. Lo ideal es tener previsto un breve procedimiento para tratar estos casos: nos ahorrará mucho tiempo llegado el caso.