Evaluando la calidad de nuestra Base de Datos

La calidad de una Base de Datos es una de esas cosas que muchos directivos aún pasan por alto: se trata de un tema áspero, difícil, incluso feo. Carece de la espectacularidad de una campaña de publicidad o un producto innovador a la hora de presentar públicamente las virtudes de nuestra compañía… y sin embargo, al igual que unos cimientos sólidos permiten la construcción de un edificio vistoso, contar con una BBDD de calidad es la mejor manera de asegurar la toma de las mejores decisiones y garantizar unos mejores resultados para la empresa.

La propia empresa, como fruto de su actividad natural, es la mayor generadora de información útil, por lo que al cabo del tiempo es normal contar con una BBDD de clientes y/o proveedores. Sin embargo, si estas BBDD no son mantenidas correctamente, pueden llevarnos a la toma de decisiones equivocadas, con un impacto directo en la cuenta de resultados. Entonces ¿cómo evaluar la calidad de nuestra Base de Datos? Aquí hay algunas sugerencias para determinar la calidad y el poder de nuestros registros de clientes y proveedores:

1.- Hable con sus gestores de crédito y pregúnteles por sus posibilidades reales de evaluar la evolución del riesgo de crédito de una determinada empresa o grupo de clientes. ¿En qué se basan para sus decisiones? ¿Cuentan con algún modelo matemático, experiencias de terceros, o sólo pueden atender al historial de su relación con nuestra propia empresa?

2.- Contacte con su departamento de Compras. ¿En qué basan el análisis del riesgo de proveedores potenciales? ¿Se trata de datos sueltos o existe una base sólida, basada en hechos, para el análisis?

3.- Compruebe el nivel de mailings devueltos. Un alto índice de devoluciones es indicativo de una baja calidad en las direcciones de su BBDD.

4.- Involúcrese en el funcionamiento y rendimientos ofrecidos por su ERP, BI o CRM. ¿Cuántos de los problemas de rendimiento son achacables a la mala calidad de los datos?

5.- Evalúe las capacidades de sus departamentos de marketing y ventas: ¿son capaces de generar listados de prospectos basándose en la vinculación de sus clientes con miembros del mismo grupo empresarial que no aún sean clientes suyos?

6.- ¿Es posible identificar qué proveedores son también clientes?

7.- Realice un conteo en su BBDD del número de registros con direcciones o números de teléfono incompletos.

8.- Conozca si su departamento de compras tiene las herramientas necesarias para mejorar su posición negociadora o identificar áreas de consolidación.

Si no está satisfecho con el resultado de alguno de los puntos mencionados, entonces existen aspectos de sus Bases de Datos que se pueden (y se deben) mejorar. Informa D&B; puede ayudarle a enriquecer su Base de Datos con información útil, complementando y depurando sus contenidos. Esto le será de gran ayuda no sólo a la hora de tomar las mejores decisiones, sino también para advertir con antelación oportunidades y amenazas para su negocio. Antes de descartar la idea sin meditar, piense que probablemente, sus competidores ya lo están haciendo.

Autor: Sebastián Sánchez