Redes sociales y organización de eventos: ¡apunta la receta!

En menos de una década los social media han conquistado al 93% de los internautas españoles. Hoy la alta penetración de los dispositivos móviles con acceso a Internet las han convertido en una herramienta de marketing y comunicación clave para maximizar el alcance de cualquier acción. ¿Qué debería tener en cuenta toda empresa en la organización de sus eventos?

INGREDIENTES

Objetivos claros. En el marco de nuestra estrategia de marketing y comunicación, deberíamos en primer lugar aclarar cuáles son los objetivos del evento que queremos organizar.

Experiencia en Social Media. Es importante contar con recursos humanos dedicados a la gestión continuada de los perfiles corporativos (antes, durante y después del evento). Estos profesionales deberán conocen las peculiaridades de cada plataforma utilizada y los valores de la compañía, para así poder llevar a cabo las acciones adecuadas y alcanzar los objetivos de nuestro evento.

Hashtag (#). Nacido en Twitter, el hashtag (almohadilla) ha conquistado poco a poco el resto de las comunidades, convirtiéndose en un “imperativo” de todas las conversaciones sociales. Esta “palabra clave” será el santo y seña que agrupe todas las publicaciones relacionadas con nuestro evento: es imprescindible elegirla con criterio. El hashtag debe ser único, breve, fácil de escribir y de recordar.

Calendario multiplataforma. Una vez definidos los tiempos de nuestra comunicación con los asistentes (invitación, recordatorios etc), es importante que todos los perfiles corporativos se encuentren coordinados, para potenciar la difusión del evento y aprovechar al máximo cada etapa.

Interacción constante. Mantén el interés y fomenta la participación de tu target a través de las redes sociales (antes, durante y después del evento): cualquier cambio en la programación, foto, vídeo, noticia relacionada, puede ser una “buena excusa” para generar engagement.

UTENSILIOS

Perfiles Sociales. La premisa fundamental para valernos del potencial de las redes sociales en nuestros eventos, es disponer de perfiles sociales corporativos y eventualmente crear perfiles exclusivos para promocionar estas acciones. En función de los objetivos de nuestro evento y del target que queramos alcanzar, seleccionaremos unas u otras plataformas.

Proyector y/o pantalla. La mejor forma de acercar las redes sociales a un evento es mostrar a nuestros asistentes la actividad social que se está generando en tiempo real, ya sea mediante gadgets u otras herramientas, como por ejemplo Visible Tweets.

Dispositivos móviles. Con ellos podremos acceder a las redes sociales para monitorizar la actividad entorno a nuestro evento e interactuar con los asistentes. Para que cumplan su función es imprescindible contar en todo momento con acceso a Internet y batería suficiente (detalles que aunque básicos a veces se nos olvidan).

Cámara de fotos y vídeo. Una imagen vale más que mil palabras, por eso es importante compartir lo que sucede, a ser posible en tiempo real. Los participantes virtuales podrán seguirnos a través de las redes sociales y los asistentes podrán recordar el evento con fotos y vídeos.

Herramientas de monitorización. Antes, durante y después del evento debemos mantener una escucha activa. Para ello utilizaremos en función de las características del evento y nuestro presupuesto las herramientas necesarias para saber lo que dicen de nosotros. Las hay gratuitas como SocialMention o de pago como Radian 6.

PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN

Ahora solo queda seguir la planificación que elaboramos en función de nuestros objetivos y el calendario multiplataforma. La experiencia en Social Media de los profesionales ayudará a generar interacción constante y viralizar los contenidos optimizados a través de los perfiles sociales, maximizando el alcance del evento. Todo ello sin olvidar la importancia de monitorizar las redes durante todas las fases, lo que ayudará a hacer balance y a analizar nuestros resultados.

Si quieres saber más:

Claves para maximizar el alcance de los eventos corporativos en las redes sociales

http://www.t2o.es/newsletter/seccion/2092/eventos-redes-sociales