¿Cómo mejorar el proceso de compras?

En las pequeñas y medianas empresas las compras suelen ser gestionadas directamente por la máxima autoridad, ya sea su propietario o director. El área de proceso de compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas.

Sin embargo, más allá de que el dueño se muestre reacio a dejar esta función en manos de otros, lo cierto es que en muchos casos no la ejecuta correctamente (o al menos hay mucho por mejorar).

Un problema habitual en la Pyme es que muchas veces el comprador tiene un comportamiento más parecido al de un consumidor que al de un comprador institucional. Lo que trae como consecuencia una merma importante en la productividad y en la competitividad. En efecto, ¿cuántas veces se descarta una compra porque «el vendedor no me agrada»? ¿Cuántas veces se elige un proveedor sencillamente por «la buena relación que tenemos con su vendedor»?

Existen diversos métodos y herramientas para comprar mejor: algunas pautas sugeridas en la práctica cotidiana a pequeñas y medianas empresas son las siguientes:

Tomar conciencia de la importancia de la función del proceso de compras

Se dice que la verdadera ganancia no viene de las ventas sino de las compras. Así, es importante asignar los recursos necesarios a esta tarea, teniendo en cuenta que se trata de una actividad estratégica de la empresa.

Diversificar

Es buena práctica ampliar la cantidad de proveedores a un mínimo de 3 por cada producto o servicio relevante para nuestro negocio, manteniendo la relación comercial (aunque sea mínima) con todos ellos. Si concentramos todas las compras en un solo proveedor, nos encontraremos en una posición muy desfavorable a la hora de negociar.

Hacer competir a los proveedores

Es recomendable implementar un sistema de «concurso de precios», comparando al menos dos ofertas similares antes de cerrar una operación.

Dejar de lado las apreciaciones personales

Es importante concentrarse en lo que le conviene a la empresa, independientemente de cuestiones afectivas respecto del vendedor o del proveedor. También es crítico no decidir en el momento. Debemos tomarnos el tiempo necesario para que las emociones se dispersen y podamos juzgar si la compra es realmente lo mejor para nuestro negocio.

Exigir siempre una nota de pedido

Allí deben constar todas las condiciones acordadas (artículo, características, precio, forma y plazo de pago, tiempo de entrega, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera necesario). Cuando compran, las grandes empresas tienen sus propios formularios y hacen que el vendedor firme el original. Esta es una práctica que conviene implementar en cualquier organización.

Registrar adecuadamente a los proveedores

Confeccionar una ficha por cada proveedor que contenga datos básicos como nombre de la empresa, CIF/NIF, teléfonos, fax, email, nombre y teléfono del vendedor y un espacio para las condiciones habituales que se utilizan con ese proveedor.

Mantener registros de todas las operaciones

Para poder cotizar rápida y fácilmente, es deseable tener notas de pedidos, listas de precios y datos del proveedor.

Controlar las entregas

Verificar que lo ingresado coincida con lo pactado a través de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad, que las cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (de las facturas con la nota de pedido y las listas de precios).

Controlar el stock

Es importante contar con información actualizada de las existencias. Se deben asignar cantidades mínimas y máximas para cada artículo. Cuando el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el riesgo de faltantes. Cuando se excede el máximo, por el contrario, pueden sufrirse pérdidas por improductividad.

Analizar permanentemente el mercado proveedor

Debemos estar abiertos a la posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.

Equilibrio en la relación

No debemos perder de vista que estamos haciendo negocios, no amigos o enemigos. Entonces, es necesario mantener un equilibrio en la relación con el vendedor y con proveedor, a partir de cierta distancia y a la vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas partes.

Si se logra una política y un método de proceso de compra adecuado, la empresa ganará más dinero. Y, más importante, crecerá en su competitividad, única garantía de supervivencia y éxito a largo plazo.