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Calidad de los datos e impacto en el flujo de caja

22 diciembre, 2020

Pregúntale a cualquier propietario de un negocio cuál es su métrica financiera más importante en el día a día y la respuesta probablemente será el flujo de caja. Casi todas las empresas, grandes o pequeñas, se enfrentan a este desafío. Sin flujo de efectivo, una empresa no puede pagar las facturas y la situación puede deteriorarse muy rápidamente.

Sin embargo, muchos propietarios de empresas no establecen la conexión entre la calidad de sus datos y la salud de su flujo de caja. Mantener elevada la calidad de los datos de tu empresa puede ser un reto: requiere un cierto nivel de inversión en tiempo, recursos y dinero. Sin embargo, el impacto de no invertir en la calidad de los datos puede ser tremendo.

Pero, ¿qué significa cuando hablamos de ‘calidad de los datos’ y cómo se relaciona con el rendimiento empresarial?

Recursos desperdiciados

Primero, tus datos podrían ser simplemente incorrectos. Piensa en los datos de facturación o pago: si tienes información inexacta sobre quién te debe qué o quién te ha pagado qué, ¡cuidado! No solo es probable que tengas clientes que paguen con demoras y que hayan pasado desapercibidos, sino que es posible que no detectes tendencias que puedan justificar diferentes condiciones de crédito o préstamo. También es probable que estés gastando más tiempo y dinero en cobros; incluso puedes estar desperdiciando recursos para cobrar los pagos que ya se han recibido.

Oportunidad perdida

Si el pedido de tu cliente o los datos de uso están incompletos, no tendrás una visión completa de cómo tus clientes utilizan tus productos o servicios, lo que significa que no puedes hacer predicciones sobre lo que van a necesitar. Las oportunidades de venta cruzada y venta adicional son una parte fundamental para el aumento de los ingresos de los clientes actuales. Los datos incompletos significan que estás perdiendo estas oportunidades.

Objetivos incorrectos

Es posible que tus datos sean precisos, pero no lo suficientemente sólidos como para proporcionar el valor que tu empresa necesita. Por ejemplo, considera tu base de datos de prospectos. ¿Tus registros de clientes potenciales tienen suficiente información que pueda ayudar a tu equipo de ventas y marketing? ¿Conoces el tamaño de la empresa o su estructura? ¿Sabes realmente en qué sector se encuentra cada uno de tus prospectos? ¿Sabes quién es el director ejecutivo u otros responsables de la toma de decisiones? ¿Tienes suficiente información sobre estos prospectos para asegurarte de que sean dirigidos y asignados a los vendedores adecuados? De lo contrario, podrías dedicar tiempo a buscar negocios que nunca se materializarán o contactar a personas que no están en una posición de tomar de decisiones. Estas acciones les cuestan tiempo a tus comerciales y reducen el potencial de ingresos que podrían aportar a tu negocio. Tu flujo de caja sufre como consecuencia.

Problemas de inventario

La falta de datos sólidos también puede crear problemas de inventario. Un minorista sin datos precisos sobre las ventas de productos puede pedir demasiado, o muy poco, de ese producto. Con excesivos productos tienes que encontrar espacio para almacenarlos, lo que aumenta tus costes de almacenamiento; si es muy poco, corres el riesgo de decepcionar a los clientes y perder la venta frente a un competidor. En ambos casos, estás restringiendo tu flujo de caja. Y eso no es bueno.

Los datos deberían ayudar, no dañar, el flujo de caja

Aquí hay algunos pasos básicos que puedes seguir para ayudar a evitar que los problemas de calidad de los datos afecten tu flujo de efectivo.

  1. Implementa medidas de auditoría, balance y control. Un sistema simple de controles y equilibrios puede ayudar a garantizar que estás procesando el volumen correcto de datos y que tus métricas clave no se salgan de control de golpe. Por ejemplo, si has estado manejando 100.000 transacciones por día, querrás saber si de repente tus sistemas solo reportan 10.000. Estos tipos de controles periódicos de “cordura” ayudan a mantener las cosas en marcha.
  2. Prioriza la gestión de datos. Puede ser difícil abordar todos los problemas de calidad de los datos, pero debes comenzar por alguna parte. Empieza por abordar las cosas que tienen un impacto más directo en tu flujo de caja. Existe un afán extendido de querer comprometerse a hacer todo o nada; eso rara vez funciona. No puedes hervir el océano. En cambio, con los recursos que tienes disponibles, comienza con las piezas críticas y continúa cuando estés listo.
  3. Aprende de tus errores. Todos los cometemos así que deberíamos también aprender de ellos y obtener algo de valor. Cuando algo sale mal, averigua qué datos podrían haber ayudado y establece objetivos específicos para contar con esos datos en el futuro.

El primer paso para obtener datos más claros, precisos y procesables es comprender el estado de tus datos actuales. Dun & Bradstreet ofrece un Anális de la salud de la cartera de clientes gratuito para ayudar a los profesionales financieros a comprender el panorama de riesgos de su empresa, así como un Data HealthScan gratuito para que los profesionales de ventas y marketing comprendan la calidad y la integridad de los datos de sus clientes y prospectos.

Incluso las pequeñas medidas para desarrollar prácticas de gestión de datos disciplinadas pueden ser de gran ayuda para contribuir a que tu empresa crezca y prospere utilizando los datos para obtener una ventaja competitiva.

Artículo original de George C. L’Heureux, Jr., Principal Consultant, Data Strategy, Dun & Bradstreet

 

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