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Digitalización del autónomo

17 septiembre, 2018

Las distintas administraciones españolas se han adaptado a los nuevos tiempos. La mayoría ha implementado la digitalización para todo, o parte de sus procesos.

Ahora son comunes nombres como Sistema RED, Contrat@, Sistema Delt@ o CIRCE. De forma que la presencia en las sedes físicas es, cada vez, más inusual.

Lejos de ver la digitalización de la gestión documental del autónomo como una amenaza, hay que entender este avance como una ventaja con la que podrás ahorrar, tiempo y, por ende, dinero.

Es fundamental que, como autónomo, acomodes tu actividad a esta nueva forma de relación con las administraciones, que pasa por la automatización del archivo documental.

Por qué dar el salto a la digitalización

Hay suficientes motivos como para poner el punto de mira de nuestro negocio en la digitalización.

A saber:

  1. Anacronía en el formato papel. Piensa que, si la tendencia pasa por la gestión documental vía digital, que tú no tengas implementadas las herramientas correspondientes te hará vulnerable en el mercado a la hora de competir y obtener mayores ventajas con los proveedores.
  2. Ahorro de tiempo. Como te indicábamos en líneas superiores, la principal ventaja de la digitalización es la rapidez, pero no solo por el ahorro de tiempo, sino porque esa economía del tiempo es sinónimo de eficiencia.
  3. La digitalización ya es un hecho y en algunos casos obligatoria. Y si ya estás obligado a determinados casos, da el salto por completo.

Además, hay ciertos organismos que están dispuestos a que todo se haga de manera digital. El Ministerio de Hacienda, por ejemplo, ya funciona bajo los preceptos del Plan de Acción de Transformación Digital MINHAFP.

En un periodo de tiempo de 4 años quiere conseguir la digitalización progresiva de los trámites burocráticos del contribuyente. Y, si no hay cambios a la vista, en octubre de este mismo año Hacienda se despedirá definitivamente del papel.

Qué aporta la digitalización a tu negocio

Lo primero es la responsabilidad social que reporta el hecho de no usar papel. Esto, aparte de ser obviamente beneficioso para el medioambiente, refuerza la imagen de tu marca.

Nada desdeñable es el hecho de que lo tecnológico no incurre en errores, por lo que podremos evitar problemas comunes como la duplicidad.

Además, aumenta la seguridad en la protección y gestión de los datos, no solo los propios sino aquellos que recabes para desarrollar tu actividad, hoy en día altamente protegidos por la nueva normativa europea del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Cómo afrontar la gestión documental

La digitalización certificada es una tendencia.

Se puso en marcha con la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, e implica que una factura en formato digital pasa a tener validez legal ante cualquier organismo oficial siempre que emplee un software homologado por Hacienda, que asegure el proceso evitando cualquier manipulación o alteración intencionada del documento.

Y la ISO 15489-1:2001, normativa internacional, se creó para organizar las políticas y procedimientos de documentos de archivo asegurando su adecuada atención.

De hecho, es su articulado el que obliga a los trabajadores por cuenta propia a una gestión documental que abarca desde que se crea el documento hasta que este se archiva o, incluso, se destruye.

Algo que hace años se hacía de manera rudimentaria y a mano, hoy se hace mediante modernos sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

Como puedes comprobar la digitalización ya es un hecho, así que si no has dado el salto todavía no dejes de hacerlo porque, sin duda, es el futuro, además, un futuro cercano. Y si prefieres que un equipo de especialistas se haga responsable de tu gestión fiscal y contable recuerda que tienes a tu disposición al equipo de Infoautónomos.

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