Por qué es importante destruir la documentación confidencial

Tanto las empresas como los particulares manejan a menudo informaciones y documentaciones de carácter confidencial que deben ser tratadas de un modo seguro y privado para evitar posibles filtraciones o que esas informaciones acaben siendo públicas. Además de documentación en papel, discos duros y otro tipo de soportes de almacenamiento de datos de carácter personal o confidencial tienen que conservarse con total seguridad siempre y cuando sean útiles para la compañía o trabajador por cuenta propia. Pero… ¿y cuándo dejan de resultar de interés? ¿Hay de deshacerse de la documentación confidencial de un modo especial?

Bien porque se trate de informaciones obsoletas, porque ya no tengan valía para el negocio, porque quiera mantenerse como información secreta. O porque se haya superado el periodo legal en el que se exija su conservación ante posibles reclamaciones, la documentación confidencial no puede destruirse de una forma normal. Es necesario deshacerse de ella a través de las empresas especializadas en destrucción de documentos. Pero antes de plantearnos los beneficios de contar con uno de estos servicios para el almacenamiento y destrucción estas informaciones, lo primero es plantearnos:

¿de qué tipo de documentación hablamos?

Como explican en este artículo, en el caso de los particulares se trata de documentos tan comunes como facturas, recibos, resguardos o nóminas. Así como otros más personales como DNI o pasaportes caducados. En todos estos casos los documentos muestran informaciones personales como la residencia, cuenta bancaria o seguridad social. Por lo que de querer deshacerse de ella es necesario destruirla asegurándose que ninguno de sus datos puedan filtrarse. Y, por ejemplo, que alguien pueda abrir una nueva cuenta bancaria con esos datos o pedir un préstamo con una de sus nóminas.

Por su parte, la documentación confidencial que corresponde a las empresas es especialmente aquella relativa a sus cuentas reales y balances económicos, estrategias y otro tipo de informaciones relativas a sus clientes y acciones llevadas a cabo. Que, de quedar en manos de sus principales competidores, podrían derivar en intento de robo de cuentas o proveedores o copia de estrategias. Y otra serie de daños que podrían afectar totalmente a la estructura y organización de sus negocios. No sólo eso, según la normativa legal vigente en materia de Protección de Datos (LOPD) es de obligatorio cumplimiento la correcta destrucción de estas informaciones. Además, los registros oficiales de su destrucción pueden exigirse para el cumplimiento de la ISO27001 de Seguridad de la Información.

Por ello, no basta con deshacerse de ella tirándola en un contenedor donde podría acabar en manos contra quien precisamente protegemos esta información. Sino que hay que destruirla antes. Como decíamos, la destrucción de la documentación confidencial debe ser llevada a cabo por las empresas destructoras de documentación confidencial que cuenten con la maquinaria necesaria. Para deshacernos de una forma segura y económica de estos documentos.

¿Qué ofrecen estos servicios de destrucción de la información?

Ahorro de tiempo y dinero. En cuanto a tiempo, porque la gestión y control de cuándo debe destruirse esa documentación confidencial lo gestionan estas empresas. Y a nivel económico porque las empresas no tienen que gastar nada en maquinaria especializada ni preocuparse por el posterior tratamiento de esa documentación tras su destrucción.

Empresas como Normadat, a través de su Servicio de gestión externa de Destrucción Certificada, cuentan con su propia maquinaria especializada. Por un lado, en la destrucción de documentos en papel. Y por otro, en dispositivos informáticos de almacenamiento de datos y ofrecen a las empresas o particulares la cobertura de todo el proceso. Desde la recogida de la información hasta la destrucción de los mismos adaptándose a las necesidades particulares de cada clientes.