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Gestión financiera

Siete pasos para establecer definiciones que faciliten la gestión Master Data de la empresa

26 abril, 2019

El primer paso para iniciar un programa de Data Governance (gestión basada en los datos) del producto mínimo viable (MVP) es construir las bases o establecer la estructura. Esto incluye la creación de un conjunto estándar de definiciones a las que las personas de la compañía se deben atener cuando trabajen con datos.

¿Por qué son tan importantes las definiciones? Digamos que el Consejero Delegado de la empresa pregunta: “¿Cuántos clientes tenemos?” Puede parecer una pregunta muy sencilla, sin embargo en muchas ocasiones diferentes personas de la compañía responden con un número distinto.

¿Por qué ocurre algo así? Cada uno tiene su propia definición de cliente y, de este modo, sus datos son distintos. Esta es a menudo la razón por la que las empresas quieren implantar un programa de Data Governance.

La convergencia de los diferentes equipos de la empresa empieza utilizando todos el mismo ‘idioma’ para comunicarse.

El Master Data es aquella información fiable que engloba todos los aspectos necesarios para ejecutar y administrar un negocio con éxito día a día. En teoría puede resultar algo sencillo. Sin embargo, en la práctica, recoger y mantener este tipo de datos puede convertirse en una ardua tarea, dado que cada organización está compuesta por distintos niveles donde múltiples departamentos (marketing, finanzas, legal…) tienen su propia visión de lo que es un cliente, un contrato o un producto.

Al observar las inversiones en software de gestión de Master Data (MDM) que llevan a cabo las empresas, suele ser algo común que no tengan una idea clara de cómo definir al cliente en este tipo de sistema.

Por eso, si se utilizan las definiciones adecuadas, no se perderá el tiempo analizando múltiples definiciones de los sistemas de información (clientes, socios, proveedores, productos, etc.) de las entidades comerciales más importantes. Como resultado, el equipo obtendrá unos datos sólidos en los que confiar y que pueden actuar como ancla —fuente de conocimiento— sobre los que poder discutir, realizar estrategias y sobre los que los sistemas puedan prosperar.

Esta es la gran ventaja del Master Data. Permite analizar la información recogida sobre aspectos específicos de la compañía que se necesitan para administrarla y encontrar una manera de monetizar esos datos y cumplir con las estrategias corporativas.

El objetivo es alcanzar una visión precisa y de alto nivel de las empresas con las que se hacen negocios. Lo que significa tener una estructura y definiciones comunes, además de compartir un conjunto de métricas de calidad. Que sea posible decir: “así es como definimos un cliente a nivel corporativo en toda la empresa”.

7 mejores prácticas para crear definiciones Master Data

A continuación, se comparten las siete mejores prácticas para crear definiciones Master Data en su empresa:

  1. Enumere sus objetivos

¿Qué reto se ha propuesto cumplir hoy? ¿Cómo entiende el éxito? Un ejemplo de un requisito es “tener una medida consistente de la satisfacción del cliente en todas las unidades de negocio”.

  1. Elegir un enfoque

Limite su alcance a una sola entidad. Evalúe la cantidad de fuentes y el volumen de datos que está manejando. ¿De dónde provienen todos los datos de los clientes dentro de su organización? Cuanto mayor sea el volumen de datos que esté intentando gestionar,  es probable que sea necesario dirimir sobre más definiciones y excepciones.

  1. Defina un conjunto asequible de datos a gestionar para la entidad que elija

Puede tratarse simplemente  de varios campos de registro para rellenar, como el nombre, la dirección y el número de teléfono. Revierta su objetivo. ¿Qué parte de los datos es importante tener para tomar las decisiones?

  1. Recurra al Master Data como ayuda

Proteja sus escasos recursos y optimice sus procesos utilizando datos de referencia estándar de la industria, en lugar de establecer estándares para datos que probablemente ya existan.

  1. Comprenda la clase y el uso comercial de su base de datos

¿De dónde provienen los datos? ¿Quién tiene los derechos para crearlos y modificarlos? ¿Cómo se utilizarán estos datos para reforzar el negocio? La creación de un flujo end-to-end (de extremo a extremo) de los datos clarifica cómo y dónde se utilizan en cada departamento.

  1. Evite forzar cambios drásticos en los procesos de negocios

Encuentre los compartimentosdonde ve el potencial suficiente como para implementar el cambio de manera gradual, sin requerir una revisión importante del proceso. Esto hará su esfuerzo más factible y  permitirá que se desarrolle de la forma más fluida posible.

  1. Encuentre la arquitectura de datos correcta, no tome atajos

Después de todos estos pasos, debería haber logrado un conjunto inicial de definiciones y una estructura de datos. Ahora es el momento de trabajar con su socio de TI para garantizar que esas definiciones sean compatibles dentro de los sistemas y bases de datos que albergan la información de su compañía.

 

Puede ver el artículo original y más información en: https://www.dnb.com/perspectives/master-data/data-governance-definitions.html

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