Cómo crear un programa Master Data

En un momento en el que los profesionales de las áreas de compliance y compras se enfrentan a una mayor presión para reducir ineficiencias, bajar costes y mitigar el riesgo con recursos limitados, el dominio de los datos a nivel empresarial es fundamental para poder realizar bien su trabajo.

Las empresas manejan a diario un gran número de referencias relacionadas con sus proveedores, socios y clientes, pero muchas veces los datos están desconectados o aislados. Por ejemplo, algunos métodos de gestión de compras están enfocados principalmente hacia la contratación de nuevos proveedores y en alcanzar la eficiencia en los costes, mientras que los sistemas del departamento de compliance están creados para asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios. La falta de cohesión de los datos obstruye los esfuerzos de las organizaciones para gestionar la información de forma consistente.

En una conversación reciente con mi colega Vimal Vel, Director General de Soluciones de Master Data (en adelante MD) en Dun & Bradstreet, analizamos por qué es importante para los ejecutivos de compras y de compliance adoptar una visión de negocio basada en el Master Data. También dialogamos sobre cómo crear sistemas que incorporen procesos de trabajo a escala empresarial, las dificultades a las que se enfrentan las empresas, y cómo aconsejar a aquellas que empiezan.

1.¿Cuál es la definición de Master Data?

Vimal Vel: el Master Data consiste en tratar de manera consistente en toda la empresa aquella información sobre clientes, socios y vendedores que no es de uso específico para un caso concreto, según Gartner. No importa en qué proceso de trabajo, departamento o función se utilice, el MD es información estructurada que se usa para identificar una empresa de manera inequívoca y después interactuar con ella partiendo de la misma información con independencia de los procesos requeridos.

Un ejemplo claro de este tipo de información sería un identificador único, como el número DUNS de Dun & Bradstreet; que proporciona el nombre, la dirección, la categoría industrial y los atributos básicos que definen dicha entidad.

2. ¿Por qué una compañía decide utilizar una estrategia de Master Data?

Vel: Establecer un proceso de MD sirve para ordenar los datos de la empresa. Dicha estructura ayuda a la compañía a trabajar con entidades, como proveedores, de forma consistente. El avance en la implementación de este procedimiento también impulsa a la empresa a conectar funciones o departamentos adicionales; es ahí donde se empiezan a notar mejoras significativas. Cuando los procesos afectan a muchos sistemas y departamentos en las organizaciones, como compras, compliance, financiero y marketing, un programa de MD proporciona la base para ejecutarlos más eficientemente en toda la empresa.

Echemos un vistazo a los departamentos de compras y compliance, por ejemplo. Digamos que defino IBM como un proveedor en mi red utilizando una aproximación de MD. Después, incluyo la misma compañía en mi sistema de compliance con la misma estructura e identificador. Una vez hecho esto, puedo conectar los dos registros e identificar el proveedor IBM como la misma compañía que estoy evaluando para compliance. Si tengo una estructura unificada de Master Data para ambos departamentos, evito duplicar trabajos, como realizar la evaluación del cumplimiento normativo, en ambos.

3. ¿Cuál es su recomendación para empresas que están empezando a establecer un programa de Master Data?

Vel: La estructura y la conectividad son componentes muy importantes a la hora de establecer un proyecto de MD, junto con los procesos y los programas de gestión que se manejan. Primero se debe empezar con un desarrollo sobre los datos a incluir en el plan. En paralelo, se establecerán los procesos y modelos de gestión que permitirán a las compañías sacarle el máximo partido al MD. Con la información sobre proveedores, empezaría por asignar un único identificador a cada entidad. Para ello se puede utilizar el número DUNS de Dun & Bradstreet, ya que es único para cada empresa en nuestra nube de datos, aunque valdría cualquier identificador único.  D-U-N-S es el acrónimo de Data Universal Numbering System, en el que asignamos un número de identificación único a empresas ya establecidas. El DUNS permite a nuestra compañía mantener y garantizar información actualizada sobre más de 300 millones de empresas en todo el mundo. Los atributos demográficos básicos se incluyen en ese fichero, tanto si es interno como si se obtiene a través de contenido de terceros.

Lo mismo se puede aplicar al departamento de compliance. Sus datos comparten el mismo proceso de Master Data con compras por lo que se establece una conectividad entre ambos sistemas, lo cual ayuda a garantizar el cumplimiento normativo.

4. ¿Cuál es la principal motivación que tienen las empresas para crear una estructura de Master Data?

Vel: Cuando las compañías buscan un proveedor nuevo, quieren asegurarse de que la empresa que seleccionan no lo sea ya, puesto que se pierde tiempo si se duplican tareas. Si una empresa utiliza el número DUNS para identificar al proveedor y a la vez lo usa como una forma de incorporar a otros nuevos, se marcará como un registro duplicado.

La segunda motivación viene del hecho de que si alguno de ellos es filial de uno ya existente, un desarrollo normal de contratación no permitiría identificarlo. Con un programa de MD, reconocer las compañías y establecer una conexión con la jerarquía empresarial también puede ayudar a evaluar mejor el gasto agregado con esa familia de proveedores en comparación con el gasto total de un único proveedor. Permite a los equipos de compras negociar mejor y en términos más efectivos. Lo mismo es aplicable para evaluar el riesgo de estas empresas.

Saber que una filial o la matriz de un proveedor están en una lista de entidades restringidas cambia la forma en que se manejan. El tratamiento de la identidad y de la jerarquía corporativa – dos componentes básicos del MD– es crucial tanto en términos de programas de incorporación de proveedores como en gestión de estructura en torno al riesgo agregado y a la valoración del gasto global con una familia de proveedores.

5. En conversaciones con clientes y posibles clientes, ¿hay algún obstáculo para instituir un enfoque de Master Data?

Vel: Hay una reticencia general por parte de las compañías para aceptar novedades como los programas de gestión de MD. Este tipo de proyectos generalmente requieren grandes implementaciones de software con unas reglas y metodología para toda la empresa, y también suelen ser proyectos más a largo plazo que lo que recomendamos para un programa de MD.

El Master Data (o los programas de MD) no es lo mismo que el Master Data Management (MDM). Las empresas necesitan tratar la información tanto si tienen un sistema de gestión de datos como si no. El proceso de establecer las referencias de clientes o de proveedores solo requiere un programa o iniciativa de Master Data, en vez de un completo desarrollo y el software de gestión avanzado. El riesgo de hacer negocios con alguien que está vinculado con una entidad incluida en alguna lista de restricciones es un incentivo muy significativo para que las empresas adopten un programa de Master Data. Si la organización tiene este programa y los modelos de jerarquía bien definidos a su alrededor, es capaz de reconocer rápidamente si un organismo forma parte de un grupo que puede estar en una lista restringida, lo cual en última instancia reduce el riesgo.

6. ¿Crear una estructura de Mater Data suele empezar en un área de la empresa para después expandirse a otros departamentos?

Vel: Absolutamente. La mejor forma de deshacerse de los silos departamentales es centrarse en el primero. Si una organización se introduce en el proceso de tratar la información de cada departamento uno a uno, la ventaja desde el punto de vista de los datos es que queda establecido un modelo mediante el cual los departamentos pueden comunicarse entre ellos.

7. ¿Recomienda un proceso paso a paso?

Vel: Tenemos un marco visual general para el Master Data. Primero, una empresa necesita estructurar los datos, pasando por el proceso de asignar un identificador único y unos atributos demográficos básicos a todos. Digamos que esto se ha hecho en el primer silo, pongamos en el área de compras. Después lo repiten en el de compliance y hacen lo mismo para integrar los datos. Tener un único identificador y una estructura común de datos facilita el intercambio de información entre los dos departamentos. Al ir departamento a departamento, el proceso es menos abrumador y los beneficios de compartir las referencias comunes entre todas las funciones departamentales se van acumulando.

Lo siguiente es la suma de datos para extraer información relevante como los principales mercados y cuentas. Tras esta agregación viene la interoperación, el paso en el que las compañías empiezan a compartir constantemente la información entre los procesos. Validar, integrar, agregar e interoperar proporciona la base para empezar a obtener valor de los datos.

Cuando observas la conectividad a través de la jerarquía corporativa, las posibilidades para ser más eficientes empiezan a emerger. Pongamos que hago negocios con la corporación Cognos, que es mi proveedor de herramientas de inteligencia empresarial. Y resulta que he realizado una comprobación de compliance con IBM, por lo que en los sistemas de este departamento solo tengo referencia a IBM. Darme cuenta de que Corpos es una filial de IBM me ayuda a establecer la conectividad entre los departamentos de compras y compliance, y el flujo de trabajo resulta más efectivo. En este caso, dado que Cognos es subsidiaria de un proveedor actual que ya ha sido validado, puedo acelerar el proceso de aceptación.

8. ¿Cuáles son los retos inherentes a la implementación del Master Data?

Vel: Los retos típicos radican en establecer y definir los procesos de trabajo en la empresa. Se requiere compromiso y acuerdo entre los compañeros, y puede llevar cierto tiempo alcanzar un consenso.

Hemos creado una autoevaluación de madurez de Master Data para los clientes.  La evaluación les sirve para determinar si están preparados para gestionar los datos a ese nivel. Si vemos que una empresa tiene poca madurez, tendrán más trabajo que hacer en torno al tratamiento de los datos. Si tiene un nivel alto, significa que cuenta con procesos sofisticados y proactivos. Los clientes que tengan un bajo nivel de madurez de Master Data sufren más a la hora de establecer procesos de trabajo empresariales y programas de Master Data. Trabajamos para ayudarles a mejorar su nivel de madurez paso a paso. Saber dónde está hoy es muchas veces el primer paso de la empresa. Nuestro enfoque principal para los negocios es: evaluar el nivel de preparación, entender dónde están las carencias y cumplir esa parte de estrategia y calendarización. A veces las organizaciones poco maduras tratan de abarcar programas de Master Data más complejos que cubran toda la empresa rápidamente, pero recomendamos empezar en una parte del negocio y después adaptar y ajustar el plan gradualmente.

9. ¿Cuáles son los beneficios clave de instituir un enfoque de Master Data?

Vel: El beneficio para los profesionales del ámbito de las compras es la capacidad de negociar mejor con los proveedores. Identificar cada entidad y tener una visión global del grupo al que pertenece ayuda a los gestores a conocer el volumen de negocio que se mueve con ese grupo en total y –como resultado- les ayuda a negociar unos términos más favorables con la entidad en vez de tratar con una división independiente. Esto genera valor y puede reducir los costes.

Duplicar los procesos de trabajo en la empresa también crea ineficiencias porque las compañías terminan reproduciendo esfuerzos y procesos en cada departamento de la organización, en lugar de desarrollar uno una única vez y compartir la información con el resto. La prevención del riesgo es otro beneficio. Una visión completa y exhaustiva de los proveedores, socios y clientes – incluyendo las vinculaciones de los proveedores – ayudará a las empresas a reducir el riesgo.

La falta de cohesión de datos que existe en muchas organizaciones continuará creciendo lentamente y dificultará la capacidad de exprimir al máximo sus recursos.

Como ha mencionado Vimal, gestionar la información de manera consistente en toda la organización puede ofrecer múltiples beneficios, como mejores acuerdos con proveedores, evitar duplicar tareas y agilizar el proceso de incorporación y evaluación. Establecer ahora un proceso de Master Data en los departamentos de compras y compliance puede sentar las bases para una estrategia de Master Data en toda la empresa.

Escrito por Thomas Cosgrove, Director General de Estrategia, Compras y Compliance Dun & Bradstreet