¿Cómo dirigir un equipo a distancia?

Nuevas tecnologías, nuevos puestos de trabajo y nuevas formas organizacionales. La digitalización y la conectividad han abierto la puerta al teletrabajo, una modalidad adoptada cada vez con más frecuencia por empresas y trabajadores que implica desafíos a quienes quieren implementarlo. Sus impulsores mencionan entre sus ventajas que aumenta la productividad, la satisfacción de los empleados con la compañía y minimiza los costos. Pero tener un equipo que teletrabaje no es tarea fácil: ¿cómo se dirige a un equipo que trabaja desde la distancia? ¿cómo podemos garantizar los buenos resultados de sus acciones?

En este artículo descubriréis el gran papel que tiene la confianza y la comunicación para que el teletrabajo sea exitoso. Así, os damos algunas claves a tener en cuenta para dirigir un equipo a distancia.

● El objetivo no es cumplir un horario sino obtener un resultado

En el teletrabajo no podrás vigilar las horas presenciales de tus empleados, pero sí podrás controlar los resultados de cada trabajador. Es decir, saber si están cumpliendo con sus tareas y con sus objetivos previstos. Lo recomendable es que cada breves periodos se revisen los resultados para saber si el empleado está desarrollando sus funciones.

Aquí conviene aclarar la diferencia entre el teletrabajo y el home office. Si bien son términos que se suelen utilizar indistintamente, el primero hace referencia a aquel trabajo que se desarrolla desde fuera de la oficina, en cualquier rincón del mundo y en el horario que el trabajador le resulte más conveniente. Mientras que, cuando se habla de home office se hace generalmente para referirse al trabajo que se ejerce uno o más días a la semana desde el hogar del trabajador pero en su horario habitual, con la obligatoriedad de estar conectado y disponible al mismo tiempo que lo está el resto de sus compañeros de oficina.

● Hola confianza, adiós vigilancia

Una vez aceptado el teletrabajo en tu compañía, el siguiente paso es sustituir la vigilancia por la confianza, ya que la sensación de tranquilidad hará que se incremente la fidelidad del equipo hacia la compañía.

Esto no significa que el directivo no vaya a hacer sus labores de líder sino que la confianza en estos casos se debe multiplicar, siempre y cuando los resultados del trabajador sean positivos para la compañía.

● Reglas y criterios claros

Contar con una buena organización dentro de la compañía es clave. Debido a que los teletrabajadores no cuentan con un contacto directo y diario resulta importante establecer un cierto orden y marcar criterios dentro de la compañía. Todo ello con el objetivo de que las tareas de cada trabajador no se pisen unas a otras para que la productividad aumente y con ello los resultados empresariales.

Se recomienda utilizar herramientas que favorezcan el trabajo en colaboración, a las que tengan acceso todo tu equipo. De este modo, aunque no estén compartiendo un mismo espacio de trabajo, todos podrán conocer lo que hace el resto de los integrantes del equipo y así nutrirse del trabajo de los otros y, eventualmente, solicitar ayuda y consejos.

● Videoconferencias

De vez en cuando es conveniente realizar videollamadas para que el contacto y la comunicación entre líder y empleado no se pierda, así como con sus compañeros de equipo. Los buenos directivos se preocupan por agendar videoconferencias con su equipo para dialogar sobre temas importantes. Así se fomenta que el departamento o el equipo se conozcan más allá de mensajes por chat.

● Estar bien conectados

Otro de los puntos importantes del teletrabajo es que existan un hardware y un software en buenas condiciones para hacer más sencillo el intercambio de archivos entre los compañeros.

Sin embargo, aquí la responsabilidad la tiene el empleado, ya que es muy importante que su conectividad a Internet sea impecable. Por otra parte, es fundamental que tenga un espacio abierto, organizado y adecuado para desarrollar sus funciones sin distracciones.

● Formar a tu equipo

Al ser una modalidad relativamente nueva en España, los empleados no suelen estar acostumbrados a trabajar de esta forma. Por esto, es importante que desde la empresa se les forme en varias áreas. Estas pueden ser: el buen uso de las herramientas informáticas, la importancia de guardar la confidencialidad fuera de la oficina o recomendaciones a la hora de trabajar con el ordenador.

● Planificación

Otro de los retos del trabajo a distancia es planificar las reuniones, ya que los trabajadores pueden encontrarse en diferentes puntos con diferentes zonas horarios. Así, lo recomendable es planearlas con anticipación para que no existan problemas a última hora una vez os vayáis a conectar. De ahí también la importancia de una buena comunicación.

Por otro lado, para evitar errores de horarios y agendas, lo ideal es asegurarse de estar enterado de cuándo están trabajando y disponibles tus trabajadores para poder contar con ellos.