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Gestion financiera

Cómo hacer balances de situación de empresas

09 abril, 2024

Qué es un balance de situación

Un balance de situación, también conocido como balance general, es un informe financiero que presenta una “foto” de lo que una empresa posee (activos), lo que debe (pasivos) y el valor de la empresa para sus propietarios (patrimonio neto) en un momento específico.

Imagínalo como una balanza que necesita estar equilibrada. En un lado de la balanza, tienes los activos, que representan los recursos que posee la empresa, como dinero en efectivo, inventario, maquinaria, edificios, entre otros. En el otro lado, están los pasivos y el patrimonio neto. Los pasivos son las obligaciones que la empresa tiene con terceros, como préstamos o cuentas por pagar. El patrimonio neto, por otro lado, representa la inversión de los propietarios en la empresa, incluyendo el capital aportado y las ganancias retenidas.

El balance de situación es una herramienta crucial para los dueños de empresas, inversores y acreedores, ya que ofrece una visión completa y clara de la posición financiera de una empresa en un punto determinado en el tiempo.

Esto ayuda a los interesados a tomar decisiones informadas sobre la empresa, como determinar su solvencia, su capacidad para hacer frente a las deudas y su eficiencia en el uso de los recursos.

Por ejemplo, si alguien quiere comprar una sociedad, lo primero que desea ver es un balance de situación de la empresa, ya que un experto contable podrá visualizar en qué estado se encuentra económica y financieramente dicha empresa.

El balance de situación es un informe financiero que refleja la situación económica y patrimonial de la empresa en una fecha determinada. Muestra los bienes y derechos que tiene la entidad en un momento concreto y cómo financia su adquisición: con recursos propios o como con financiación ajena.

Y, a través de este documento contable, se pueden obtener datos interesantes, como la solidez financiera, el nivel de endeudamiento o la liquidez para hacer frente a deudas a corto plazo.

Estructura y elementos

El balance de situación sigue la ecuación fundamental: Activos = Pasivos + Patrimonio Neto

Cuando se elabora un balance, se busca que esta ecuación esté siempre equilibrada. Siempre que se registra un activo, debe haber una fuente de financiamiento (pasivo o patrimonio neto) para respaldarlo. De esta manera, se refleja la salud financiera y la solidez de la empresa en un momento específico.

El balance de situación debe seguir las reglas del Plan General de Contabilidad (PGC) y se estructura en tres partes:

Activos (bienes y derechos de la empresa)

  • Efectivo: Representa el dinero en efectivo que la empresa tiene disponible y puede incluir fondos en cuentas bancarias y caja.
  • Inventarios: Incluye los bienes o productos que la empresa tiene en stock para su venta o uso en la producción. Esto puede ser materias primas, productos terminados o en proceso.
  • Maquinaria y equipo: Representa el valor de las herramientas, maquinaria y equipo utilizados en la operación del negocio.
  • Cuentas por cobrar: Son las deudas pendientes de pago por parte de los clientes.
  • Propiedades y terrenos: Incluye el valor de los edificios, terrenos y otras propiedades de la empresa.
  • Otros activos: Pueden incluir inversiones, patentes, marcas registradas, entre otros.

Pasivos (deudas a terceros)

  • Préstamos y deudas: Representan las obligaciones financieras de la empresa con terceros, como préstamos bancarios o bonos emitidos.
  • Cuentas por pagar: Son las deudas pendientes de pago a proveedores, empleados u otros acreedores.
  • Impuestos por pagar: Incluye los impuestos que la empresa debe pagar al gobierno.
  • Otras obligaciones: Pueden ser arrendamientos, garantías, etc.

Patrimonio neto (recursos propios)

  • Capital aportado: Representa el dinero invertido por los propietarios o accionistas en la empresa.
  • Ganancias retenidas: Son las utilidades acumuladas que la empresa ha decidido no distribuir como dividendos y que se reinvierten en el negocio.

¿Para qué sirve el balance de situación?

El balance de situación es una herramienta fundamental en la gestión contable de una empresa. Estas son sus utilidades principales y cómo contribuye al análisis financiero:

Radiografía financiera

  • El balance de situación nos proporciona una radiografía exacta de la gestión de nuestro negocio en un momento específico.
  • Nos muestra la situación de la empresa en un día concreto, reflejando los activos, pasivos y el patrimonio neto.
  • Es como una foto finish de la empresa en contraposición a la cuenta de resultados, que es un relato de lo que ha sucedido en el año.
  • Sirve para alcanzar alianzas estratégicas con proveedores o potenciales socios, crear una joint venture, etc.
  • Es un escaparate para potenciales inversores: con un balance de situación, estos podrán conocer la capacidad de generar beneficios o los riesgos financieros que contraerían si ponen dinero en ella.

Análisis y toma de decisiones basadas en datos

  • Los posibles inversores analizan la información del balance para evaluar la liquidez, los activos generadores de ingresos y el riesgo financiero.
  • Permite tomar decisiones informadas sobre inversiones, financiamiento y estrategias empresariales.
  • Ayuda a evaluar la solidez financiera, la liquidez y la capacidad para hacer frente a deudas.
  • Aporta información clave para adelantarnos a futuros acontecimientos, de manera que podamos reajustar nuestro plan de empresa si la situación lo requiere.

¿Cómo analizar un balance de situación?

El balance de situación es una herramienta crucial para evaluar la salud financiera de una empresa y estos son algunos pasos para analizarlo adecuadamente:

Revisión general:

  • Leer cuidadosamente el balance de situación y busca incongruencias entre los números y la documentación contable.
  • Identificar los principales activos y pasivos del negocio para conocer su situación financiera.

Verificación de datos:

  • Corroborar que la información contenida en el balance sea correcta.
  • Verificar la existencia de errores aritméticos o contables.

Análisis comparativo:

  • Comparar la evolución del balance durante el periodo considerado.
  • Observar si hay cambios significativos en los valores de activos, pasivos o patrimonio neto.

Ratios financieras:

Calcular ratios financieras a partir de los datos del balance. Algunos ejemplos son:

  • Liquidez: Medir la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a corto plazo.
  • Endeudamiento: Evaluar la proporción de deuda respecto al patrimonio neto.
  • Rentabilidad: Indicar la eficiencia en la generación de beneficios.

Fondo de maniobra:

  • Calcular el fondo de maniobra o working capital. Esto te dirá qué parte del activo corriente está financiada con capitales permanentes.
  • Proporcionar una imagen de la posición económica y financiera de la compañía.

Obligaciones contables

Las obligaciones contables de una empresa se refieren a todas las responsabilidades financieras y contables que debe cumplir de acuerdo con la legislación vigente. Estas obligaciones incluyen la elaboración y presentación de estados financieros, como el balance de situación, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo.

La regulación legal del balance

Los balances se elaboran a partir de la contabilidad, ordenando y colocando la información económica previamente contabilizada. Los saldos que forman el balance provienen de las cuentas contables. Para que los datos sean comparables, el balance debe ajustarse a una estructura estandarizada.

¿Cuándo se debe presentar el balance de situación?

El balance de situación debe presentarse en momentos clave dentro del ciclo contable de una empresa. Aquí están las ocasiones más comunes:

Cierre del ejercicio contable:

  • Al final de cada año fiscal o ejercicio contable, la empresa debe elaborar el balance de situación.
  • Esto permite evaluar el desempeño financiero durante ese período y prepararse para el próximo.

Asamblea general de accionistas:

  • En la asamblea general, los accionistas revisan y aprueban los estados financieros, incluido el balance.
  • Es una oportunidad para que los propietarios conozcan la situación económica de la empresa.

Solicitudes de financiamiento:

  • Cuando una empresa busca financiamiento (préstamos, inversionistas, etc.), los prestamistas o inversores requieren ver el balance de situación.
  • Esto les ayuda a evaluar el riesgo y la capacidad de pago.

Decisiones estratégicas:

  • Antes de tomar decisiones importantes, como expandirse, adquirir activos o fusionarse, es crucial analizar el balance.
  • Proporciona información sobre la solidez financiera y la capacidad para asumir nuevos compromisos.

En España, el balance de situación debe presentarse al final del ejercicio contable. La fecha límite para presentarlo ante el Registro Mercantil en España es el último día del mes de julio. Antes de esa fecha, la Junta General de la empresa debe aprobarlo correspondientemente.

Este informe es esencial para evaluar la salud financiera de la empresa y tomar decisiones informadas sobre inversiones, financiamiento y estrategias empresariales.

Ejemplo simplificado

A continuación, se presenta un ejemplo simplificado de un balance de situación:

Activos:

  • Efectivo: 10.000€
  • Inventarios: 20.000€
  • Maquinaria: 50.000€
  • Total de Activos: 80.000€

Pasivos:

  • Préstamos Bancarios: 20.000€
  • Proveedores: 10.000€
  • Total de Pasivos: 30.000€

Patrimonio Neto:

  • Capital aportado: 40.000€
  • Ganancias retenidas: 10.000€
  • Total de Patrimonio Neto: 50.000€

En este ejemplo, puedes ver que los activos de 80.000€ están financiados por los pasivos de 30.000€ y el patrimonio neto de 50.000€. Esto mantiene la ecuación del balance equilibrada:

Activos = Pasivos + Patrimonio Neto. Por lo tanto, según el ejemplo, los activos son 80.000 € y el pasivo más el patrimonio neto también suman 80.000 €.

 

En resumen, el balance de situación ofrece un retrato completo del patrimonio de la empresa, mostrando todo aquello por lo que está constituida, lo que posee y lo que debe. Es una herramienta esencial para la gestión y el análisis financiero.

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