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Cómo mejorar la relación entre finanzas y ventas

05 octubre, 2020

Mejores prácticas para la colaboración entre los equipos de finanzas y ventas

Ah, la relación de finanzas y ventas. Hemos hablado de esto durante años en Dun & Bradstreet, la necesidad de que estos dos departamentos trabajen juntos y no se vean entre sí como oponentes.

La relación del equipo financiero y el de ventas a veces puede presentarse como un choque cultural porque los dos departamentos a menudo operan con propósitos cruzados. Los comerciales trabajan a comisión y pueden presionar para ampliar crédito fácil con el fin de maximizar las ventas. Por el contrario, los financieros no son recompensados ​​por las ventas, pero pueden ser reprendidos por estándares crediticios laxos, por lo que pueden aplicar precavidas reglas de crédito para minimizar el riesgo de retraso en los pagos o de impagos absolutos.

Estas diferencias pueden favorecer la tensión y el conflicto en lugar de la cooperación. Sin embargo, finanzas y ventas tienen más en común de lo que creen, ya que los dos departamentos comparten muchos objetivos importantes. Ambos quieren que su empresa tenga éxito. Ambos quieren mantener contentos a sus clientes y que no lleven sus negocios a otra parte. Cada uno pone sobre la mesa un conocimiento único del cliente que puede ayudar al otro a tener éxito, especialmente cuando sus datos van unidos a un análisis riguroso y continuo del ciclo de crédito a efectivo. (Sabías que se trataría de datos, ¿verdad?)

Aprovecha los datos para mejorar la colaboración entre finanzas y ventas

No existe una forma perfecta de mejorar la relación entre financiero y ventas. Cada organización debe dar forma a sus actividades para reflejar su cultura, modelo operativo, procesos y objetivos comerciales particulares. Los departamentos financieros poseen una gran cantidad de datos que pueden extraerse para identificar nuevas oportunidades comerciales. Con la ayuda de las nuevas tecnologías, finanzas puede trabajar con el departamento de ventas aprovechando los datos de los clientes y compartiendo conocimientos para aumentar las oportunidades de ingresos. Al hablar con clientes que han trabajado con Dun & Bradstreet para ayudarles a transformar sus departamentos de crédito a través de nuestras soluciones, he identificado cuatro prácticas recomendables para ayudar a superar los obstáculos más comunes para la cooperación.

  1. Acortar el ciclo de ventas con la automatización

La automatización ayuda a evitar las ineficiencias y los problemas que pueden surgir con los procesos manuales, como las numerosas solicitudes de crédito manuales, llamadas telefónicas, correos electrónicos, reingreso de datos, informes crediticios ad hoc, aplicación inconsistente de límites de crédito y otras prácticas, todo lo cual aumenta las probabilidades de errores y retrasos.

La preselección generalizada de los solicitantes de crédito puede facilitarse con servicios de terceros que son capaces de complementar los datos firmográficos de la propia empresa sobre los clientes potenciales. Además, los terceros pueden proporcionar medidas financieras y de riesgo sólidas, que se pueden calibrar según un conjunto personalizado de reglas de crédito. Las empresas también pueden crear procesos y reglas de preselección separados para nuevos clientes, lo que ayuda a minimizar el riesgo.

La automatización de los procesos de preselección y aprobación principalmente impulsa las políticas de crédito internas de la empresa hacia un punto de venta efectivo, independientemente de que la venta se realice en la oficina, en el sitio web de la empresa o sobre el terreno. De hecho, la automatización aumenta significativamente los beneficios de una fuerza de ventas móvil. Los clientes están mejor atendidos por el proceso de aprobación rápido y eficiente, al igual que los equipos de finanzas y de ventas, que están capacitados para vender más con límites de crédito preaprobados.

No todas las decisiones serán automatizadas, pero la automatización permitirá a las empresas abordar rápidamente las autorizaciones y rechazos inequívocos, para que puedan comenzar a negociar de inmediato con clientes prometedores. Igualmente importante es que el personal de ventas no perderá tiempo persiguiendo clientes potenciales que no pueden o no quieren pagar a tiempo o dentro de los términos, mientras que el departamento financiero puede concentrarse en resolver problemas crediticios más complejos.

Este enfoque también se presta para generar una solicitud de crédito online. Muchas empresas ya pueden trabajar con firmas electrónicas y almacenar de forma segura las solicitudes de crédito y otros documentos relacionados. Una solicitud de crédito online con posibilidad de firma electrónica ayuda a crear un proceso consistente y más seguro que mejora las ventas y la satisfacción del cliente al permitir una respuesta instantánea. Además, al etiquetar ciertos campos como “obligatorios”, reducirá la cantidad de solicitudes incompletas que se reciben y ayudará a acelerar la decisión de crédito y la venta.

  1. Optimizar los límites de crédito con Customer Insight

Los límites de crédito a menudo se establecen en función del pedido inicial del cliente, en lugar de sus necesidades o capacidades futuras. Por lo general, una vez que se establecen los límites de crédito, a menudo permanecen fijos a menos que el cliente solicite un aumento. Los límites de crédito fijos a veces no reflejan la capacidad de un cliente para comprar y pagar. Con el tiempo, los clientes que están creciendo pueden verse condicionados por límites de crédito innecesariamente bajos, y algunos incluso pueden exceder inadvertidamente su límite y hacer que su cuenta quede suspendida, lo que lleva a una lucha frustrante para obtener la liberación del pedido.

Como resultado, las empresas, y sus equipos de crédito y ventas, potencialmente están perdiendo dinero y causando insatisfacción porque no comprenden completamente las necesidades, capacidades o perfil de riesgo de sus clientes. Los departamentos de finanzas pueden ayudar a rectificar este problema proporcionando a los comerciales datos e información analítica sobre cada cliente, incluidos los que están alcanzando su límite de crédito y/o tienen la capacidad de gastar más allá de su límite actual. Al monitorear constantemente los niveles de riesgo de sus carteras y el potencial de compra de los clientes, los equipos financieros pueden optimizar el límite de crédito y los términos según corresponda.

  1. Encontrar oportunidades de venta adicionales para ayudar a generar nuevos negocios

Proporcionar a los comerciales información y conocimientos analíticos sobre cada cliente no solo ayuda a garantizar que los clientes rentables tengan acceso al crédito que necesitan, sino que también brinda oportunidades de ventas adicionales. Por ejemplo, la inteligencia empresarial basada en riesgos puede aplicar un análisis de límite de crédito para ayudar a identificar a los clientes de bajo riesgo que están subutilizando sus límites de crédito, lo que los convierte en buenos clientes potenciales para aumentar las ventas. Los datos de terceros también pueden ayudar al personal de ventas a comprender qué clientes están expandiendo sus negocios y tienen los recursos para aumentar sus ventas.

Otra fuente valiosa de información es el vínculo corporativo de un cliente. Una comprensión del vínculo corporativo, que es la relación de propiedad legal entre diferentes empresas dentro de un árbol de familia corporativo (family tree), puede revelar conexiones previamente desconocidas entre clientes. A menudo se utiliza para determinar la exposición corporativa global. Con esta información, el departamento de ventas puede ver quiénes son sus mejores y más grandes clientes y buscar leads y prospectos prometedores que estén asociados a esos clientes, como una filial. Además, el departamento de ventas puede asignar recursos de manera más eficiente, identificar oportunidades de venta cruzada y ventas adicionales y determinar los niveles de servicio apropiados para los mejores y más grandes clientes. Al forjar una asociación más sólida con el departamento de ventas, los departamentos de finanzas pueden ayudar a los comerciales a forjar relaciones más sólidas con sus clientes.

  1. Mejorar la integración de los sistemas de información

La mayoría de las empresas poseen una gran cantidad de información sobre sus clientes, pero a menudo está atrapada en múltiples sistemas, como ERP, CRM y sistemas de cuentas pendientes de cobro. Al depurar e integrar sus datos internos, las empresas pueden crear una poderosa vista de 360 ​​grados de sus clientes actuales y potenciales.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que este paso depende de un preciso y completo emparejamiento (el término oficial para esto es “resolución de entidades”) de las diferentes empresas dentro de las bases de datos. Muchas empresas utilizan programas de software de reconocimiento de nombres, pero estos a menudo no logran consolidar con precisión todas las formas en que una empresa puede estar representada o mal representada. Es decir, una sola empresa podría tener entradas diferentes para su nombre corporativo, nombre comercial, acrónimo, abreviatura o versiones mal escritas de estos nombres. (Un ejemplo común son IBM e International Business Machines). El software de emparejamiento (matching software) que no puede conciliar de manera efectiva los nombres comerciales y los datos producirá menos información sobre los clientes, múltiples registros erróneos de la empresa y quizás incluso proporcione una guía engañosa para los responsables de tomar las decisiones.

Una vez que se depuran los datos internos, aprovechar los datos de terceros para enriquecer y proporcionar información más sólida ayuda a crear una base de datos de clientes optimizada. Las empresas pueden utilizar un modelo analítico, llamado Lookalike Model, para ayudar a crear perfiles de cómo son sus mejores clientes mediante un análisis que examina datos firmográficos, niveles de riesgo, rentabilidad, predicciones de riesgo futuro y otras variables. Además, segmenta estos perfiles de acuerdo con el sector industrial, la ubicación geográfica, el tamaño de la empresa, la antigüedad y otras categorías comerciales. Al comprender el riesgo y la rentabilidad por estas segmentaciones, los equipos financieros pueden expandir su red de colaboración más allá de las ventas y trabajar con marketing y desarrollo de negocio para dirigirse a clientes potenciales que se parecen a sus mejores y más rentables clientes.

Aunque el plan es simple, no todas las acciones dentro de cada paso son necesariamente fáciles. El emparejamiento y la integración pueden representar un desafío importante para muchas empresas. Diseñar las analíticas adecuadas puede exigir persistencia, creatividad y quizás nuevas habilidades. Sin embargo, el tiempo y las inversiones se ven compensados con creces al conseguir un mejor servicio al cliente, un número cada vez mayor de prospectos de alta calidad y una mayor rentabilidad.

Artículo original de Rich Johnsen, SME, Finance Solutions, Dun & Bradstreet

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