Ideas prácticas para evitar problemas en los cobros de clientes

La economía mundial crecerá un 3,7% en 2019, según las estimaciones del Fondo Monetario Internacional (FMI). Dos décimas menos que en su anterior previsión. Determinados países emergentes y economías en desarrollo serán quienes impulsen la expansión en este nuevo año. Mientras las economías avanzadas experimentarán una ralentización, ya que pasarán de crecer un 2,4% en 2018 al 2,1%. España se sitúa en el puesto 24, entre los países desarrollados, con una progresión del 2,2%, y en el puesto 153 en la clasificación global.

Si miramos a medio plazo, algunos estudios vaticinan un crecimiento para 2020 (1,9%) y 2021 (1,7%) que nos hacen pensar que nos podríamos enfrentar a otra crisis económica. Por tanto, las empresas que venden a crédito a sus clientes deberían establecer una serie de precauciones básicas antes de concederlos, e implantar una serie de medidas preventivas aplicando los consejos prácticos para evitar impagos y créditos incobrables.

Tener algún impago es lo más habitual en el comercio.

Si bien es cierto que no solo es culpa del cliente, sino también del propio proveedor, ya que existen herramientas, como las que comercializa INFORMA D&B, que cubren toda la vida de una relación comercial.

• Las apariencias engañan. Existen empresas cuya imagen no transmite gran confianza, por lo que siempre es conveniente obtener toda la información posible sobre cada cliente.
• Áreas de créditos. Es muy importante analizar las operaciones y establecer un protocolo de actuación, tanto con los clientes nuevos como en las renovaciones. Para esto, es fundamental redactar una buena política comercial y de riesgos, otorgando un límite de crédito a cada cliente, y siendo esta cantidad el máximo que podremos exponer al año con cada uno. Gracias a los límites de crédito se evitarán pérdidas elevadas si se producen impagos.
• Presión en la venta. En muchas ocasiones, tener un alto número de impagos no es solo culpa del área financiera. A veces también hay que examinar la política comercial de la compañía, teniendo en cuenta una de las máximas del sector: “a mayor presión por vender, mayor número de impagos”.
• Un buen nicho de negocio lo constituyen las sociedades de nueva constitución, pero debemos también tener en cuenta que el 50% de éstas se disuelve a los 4 años. Por lo que el ratio de impagados es más elevado con estas compañías.
• Informes comerciales:

– Puede parecer algo inocente, pero para evitar posibles fraudes es muy útil el informe de una empresa, donde nos garantizamos la existencia de la misma y su inscripción en el Registro Mercantil. Con el informe comprobamos que en principio no es una estafa, ya que hay empresas fantasmas que ni si quiera están constituidas.

– Dentro de los informes existe una gran cantidad de información que debemos tener en cuenta a la hora de autorizar una venta a crédito. Tenemos que prestar atención en la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente. Una buena información financiera puede evitar muchos morosos.

– Otra buena medida es comprobar la dimensión del cliente, información que obtenemos, por ejemplo, con el capital social.

Además…

• Documentación. Ante posibles acciones legales debemos documentar todo perfectamente y cumplir con todos los criterios legales de venta: formalizar el contrato y dejar constancia de los envíos y de la conformidad en cada momento. Dentro de este apartado, la confinación de dicha documentación es importante, máxime cuando muchos de esos contratos tienen un carácter telemático. Existen empresas, como Logalty, que aseguran la custodia legal de esta documentación durante el tiempo que exige la ley.
• Saldos vencidos. El departamento financiero debe parametrizar distintas alarmas en sus sistemas de cobro, para visualizar de un modo ágil y fácil los saldos vencidos, y así detectar los riesgos de impago y priorizar las acciones de cobro.
• Información propia y referencias a otros. Existen programas en los que se comparte información. Históricamente han existido los denominados bureaus de reciprocidad que han ayudado a las entidades financieras a controlar los impagados, registrando a los morosos en las mismas. Un ejemplo de ello es el fichero Badexcug. Hoy día, INFORMA D&B ofrece un ambicioso programa avalado por Dun & Bradstreet y su red mundial, donde se recoge información del comportamiento de pagos con más de 7 MM de experiencias de pagos. Es esencial saber cómo se comportan nuestros clientes con otros proveedores.
• La anticipación. La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión proactiva para evitar los impagados.

Todas estas ideas, que muchas veces parecen obvias, con el día a día se van apartando hasta que nos topamos con un impago que hace que en ocasiones empresas consolidadas se tambaleen.

Para evitarlo existen empresas que se dedican a dar cobertura a todos estos servicios. Es el caso de INFORMA, donde, desde hace muchos años, cubrimos todos los aspectos de la información de cliente/proveedor, aportando el valor de tener la mayor base de datos que existe, con datos de más 300 MM de empresas en más de 200 países.

Carlos Rodríguez Lucas, Consultor Comercial de Informa D&B