Las reuniones y la productividad

Muchas organizaciones están implementando días sin reuniones, pero encontrar el equilibrio semanal óptimo requiere deliberación.

Instituto Tecnológico de Massachusetts

Según un reciente informe del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT), la conclusión es clara: si hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad de la empresa aumentaría un 73 %. Y, además, su efecto positivo sobre los empleados es relevante, ya que se estima que el estrés podría reducirse hasta un 57 %.

Incluso antes de la pandemia, la gran mayoría de los cargos gerenciales consideraban que muchas reuniones eran costosas e improductivas. Y con la pandemia, la situación cambió con el teletrabajo: las reuniones han aumentado constantemente en frecuencia y duración para compensar la pérdida de interacciones en persona.

Según el informe, la confianza y la cohesión del grupo sigue siendo clave, pero ya no es necesario que se basen en tener reuniones, las cuales pueden afectar negativamente al bienestar psicológico, físico y mental de las personas.

Por ello, grandes corporaciones han adoptado días sin reuniones, durante los cuales las personas operan a su propio ritmo y colaboran con otros a un ritmo y en un horario conveniente, no forzado. Estas empresas han podido comprobar que la autonomía, la comunicación, el compromiso y la satisfacción mejoran, lo que resulta en una disminución de la microgestión y el estrés, con un aumento de la productividad.

Universidad de Harvard

Por su parte, la Universidad de Harvard también publicó un informe sobre el mismo tema en Harvard Business Review donde se afirma que el 70 % de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo y que los directivos con más experiencia laboral tienen un tercio menos de reuniones que los recién ascendidos.

El informe da algunas orientaciones para los directivos que se planteen reducir el número de las reuniones de sus equipos:

• Hay que hacer una buena selección de las reuniones que sí son necesarias, según criterios de eficacia y productividad. Generalmente la selección mantiene las reuniones que requieren revisar el trabajo, aclarar o validar algo, o distribuir el trabajo del equipo.
• La reducción de las reuniones no implica disminuir la información y la coordinación. Por ello, se pueden establecer nuevos flujos de comunicación, mediante herramientas digitales, donde se traten a diario actualizaciones, reportes generales, problemas surgidos, etc.
• Resulta importante facilitar herramientas para que los empleados realicen trabajo asíncrono previo, hecho que podrá reducir a la mitad el tiempo real en la reunión de seguimiento y revisión del proyecto.

Las reuniones virtuales

Hay muchos expertos que defienden la virtualidad de las reuniones por varias razones:

• Se concreta mucho más el objetivo.
• Se escucha con mayor atención.
• Se respetan los turnos de palabra y escucha.
• Se reducen las interrupciones.

En un estudio publicado en la revista Nature, investigadores de las universidades de Columbia y Stanford han obtenido la conclusión que las reuniones online centran la atención, prescindiendo de estímulos secundarios y, por ello, la efectividad aumenta.

La parte negativa es que hay indicios que apuntan a una tesis: el nivel de concentración es inverso a la creatividad y la generación de ideas, hecho que desaconseja las reuniones online en el caso de procesos creativos. En resumen, el estudio sugiere que la interacción virtual tiene un costo cognitivo para la generación de ideas creativas.

Consejos básicos

Al margen del tipo de reunión, presencial o virtual, existen medidas convenientes en cualquier encuentro profesional:

• Comenzar puntualmente, a la hora acordada.
• Establecer y seguir el orden del día concreto, logrando acuerdos o asignación de tareas en cada punto.
• Determinar una duración proporcional a la extensión del orden del día.
• Lograr la participación activa de todos los miembros convocados.
• Evitar distracciones o acciones de multitarea durante las reuniones.