Ocho formas de arruinar las reuniones de trabajo

Reuniones de trabajo: Uno de los costes ocultos más elevados de las empresas de nuestro tiempo. Las reuniones son muy caras y forman parte de la cultura corporativa de muchas organizaciones: Mantener largas y continuas reuniones.

La próxima vez que se asista a una reunión de trabajo, sugerimos calcular mentalmente el coste de la misma sumando el precio por hora de cada persona que acuda. A dicha cantidad se puede añadir el coste de oportunidad de que los asistentes estén en dicha reunión en lugar de haciendo otra tarea acorde a sus responsabilidades.

El resultado de este cálculo rápido te hará preguntarte por qué tenemos tantas reuniones.

A pesar de cuestionarnos la utilidad de muchos de estos meetings, las reuniones siguen siendo necesarias, a veces. Por ello recomendamos evitar  los siguientes errores.

1. El error de la Sala de Reuniones

Las salas de reuniones son espacios asépticos, neutrales: con mesas vacías, un cañón que nunca funciona, dos bolis y un montoncito de folios en blanco; y cuya reserva es siempre difícil en todas las empresas. Las salas de reuniones son un bien escaso, lo cual es un misterio, porque su utilidad también es escasa.

La mayoría de las reuniones no necesitan tener lugar en estos lugares tan poco dados a la acción. La acción se lleva a cabo en los puestos de trabajo de tu equipo . Por ello, muchos de los problemas a discutir podrían bien resolverse alrededor de la mesa de trabajo de una de las personas involucradas. Evitaremos una reserva de sala, una convocatoria por outlook, un envío de confirmación y mirarnos unos a los otros sentados en una mesa vacía sin nada que nos recuerde el problema que hemos de resolver.

2. Convocatorias para «Discutir» o «Informar» o «Revisar» 0 «Redefinir«

Las reuniones altamente efectivas nunca deben incluir esas palabras tan vagas, tan dadas a no llegar a ninguna parte. Las reuniones efectivas llevan por título frases como «Fijar la fecha de lanzamiento» o «Nombrar responsable del proyecto X» o «Aprobar la nueva tarifa de precios«. Estas tres fases marcan el objetivo de la reunión de forma clara y concisa. Si hay información sobre la que discutir, se ha de enviar previamente a los participantes.

Convocar una reunión para simplemente compartir información es altamente improductivo y hará perder tiempo a todos los participantes.

3. Reuniones para «Pensar en voz alta»

La moda del brainstorming nos ha hecho daño. Por supuesto que las organizaciones tienen que fomentar los métodos creativos de resolución de problemas. Pero cada vez que escuchamos a alguien en una reunión «estoy pensando en voz alta«, creo que debería haber pensado antes de venir a la reunión y no hacernos a los demás perder el tiempo para escuchar ocurrencias.

Si las reuniones tienen un objetivo claro y se han preparado con antelación, no será necesario compartir ocurrencias sobre la marcha, sino que los participantes compartirán razonamientos sólidos en base a la información disponible y con un grado de madurez mental importante.

4. Reuniones de Dispersión

Ocurre muy a menudo. Se realiza una convocatoria de una reunión y la persona que debe liderar la misma comienza a discutir con uno de los asistentes de un tema que no estaba en la agenda y que es irrelevante para el resto de participantes. Éstos permanecen minutos esperando que la reunión de comienzo mirando sus relojes y preguntándose qué hacen ahí perdiendo el tiempo escuchando la charla de otros.

5. Reuniones sin conclusiones ni responsables

De las reuniones efectivas salen decisiones concretas. Pero una decisión no es tal sino tenemos claro quién la pondrá en marcha. Toda decisión debe venir acompañada de tres complementos: Qué, Quién, Cuándo.

Las decisiones sin responsables claros son decisiones huérfanas.  Nadie las llevará a cabo.

6. Actas de Reunión sin conclusiones ni responsables

Las conclusiones comentadas en el punto anterior se han reflejar en un documento. En la misma línea que lo comentado, las actas de las reuniones deberían incluir únicamente los puntos de «acción«. Dicho documento debe enunciar claramente qué se ha decidido, quién es el responsable de llevarlo a cabo y en qué fechas. Nada más. El resto sobra.

Las actas deben evitar la literatura, entendiendo por tal frases como «Se ha discutido la posibilidad de reorganizar las responsabilidades del departamento«. Si todo lo que se hizo en la reunión fue discutir entonces lo sentimos por tí y por tu equipo por haber sido incapaces de tomar una decisión. Y lo que es peor: Si frases como esa se incluyen en un acta, puede que tu equipo piense que la discusión por sí misma (sin toma de decisiones) tiene algún valor y que la empresa les paga por discutir. Sin más.

A nadie le suben el sueldo por ser muy bueno discutiendo. Sin embargo, hay profesionales que son buenos tomando decisiones y ejecutándolas. Esos son los que aportan valor al equipo y a la organización.

7. Responsabilidad Asamblearia: Todos para uno…

Asignar responsabilidades significa que individuos y no grupos se hacen responsables de llevar a cabo las decisiones tomadas. Individuos y no el grupo como un todo.

Puede ser un error convocar a un grupo entero para chequear el progreso de ciertas tareas. Evitemos malgastar el tiempo de los demás. Es mejor convocar a la reunión sólo a las personas responsables haciendo un seguimiento individual. Si lo consideramos necesario, la persona responsable de tal proyecto puede informar por email al resto del equipo sobre los progresos realizados.

En definitiva, las reuniones departamentales o de multitud sólo son necesarias para tomar decisiones o cuando queremos celebrar un éxito todos juntos, reconociendo el esfuerzo realizado. El resto nos las podemos ahorrar.

8. Reuniones de Team Building

Los miembros de un equipo necesitan trabajar bien juntos. Pero ellos quizás no necesiten la celebración recurrente de «ritos iniciáticos departamentales» para trabajar bien en equipo. Las grandes relaciones en el trabajo se crean cuando los empleados trabajan juntos hacia un objetivo común y son capaces de apoyarse unos a otros y asumir compromisos y responsabilidades con el resto del equipo.

Cuando un director de departamento se empecina en que los miembros del equipo sean amigos, quizás se esté fomentando más la relación personal que la profesional. Dejemos a los empleados que construyan ellos solos sus relaciones personales. Un director de área debe preocuparse sólo por las relaciones profesionales. La amistad, si ha de venir,  vendrá sola sin el patrocinio del jefe.

Muchos de los puntos descritos en esta entrada pueden chocar con la sabiduría convencional del mundo empresarial. Esperamos tus comentarios al respecto.