Tácticas para salvar tus bases de datos con la llegada del RGPD

El 25 de mayo de 2018 es la fecha límite para adaptar todos tus procedimientos al nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, en inglés, General Data Protection Regulation o GDPR). Esta normativa, que afecta tanto a las empresas europeas como a las compañías que quieran hacer negocios en Europa, introduce algunos cambios importantes tanto para las empresas como para los ciudadanos. Su incumplimiento no es una opción, pues hacerlo puede derivar, en el peor de los casos, en multas de hasta los 20 millones de euros o suponer el 4% del volumen de negocio del ejercicio financiero previo.

¿Qué implicaciones tiene el RGPD en tus bases de datos?

Con la aplicación del RGPD siempre que se recoja información personal, tanto de manera online como offline, se deberá informar al usuario del uso y almacenamiento que vaya a darse a los datos de manera explícita, dando la opción para que estos puedan dar y revocar su consentimiento explícitamente en cualquier momento.

Además, el RGPD tiene carácter retroactivo, afectando de forma directa en tus bases de datos, concretamente en los usuarios que no hayan confirmado el almacenamiento de su información mediante el proceso de double opt-in o doble confirmación.

En la actualidad, existen dos métodos para el registro de los datos de los usuarios de manera digital que son el single opt-in y el double opt-in.

En el primero, los usuarios se registran de forma automatizada una vez envían el formulario de suscripción, mientras que en el segundo método, los usuarios deben confirmar de nuevo su inscripción haciendo clic en el enlace de confirmación que reciben en su bandeja de entrada.

La finalidad de ambos métodos es la misma, que los usuarios puedan empezar a recibir comunicaciones de la empresa. Si bien, el double opt-in permite validar las direcciones de correo electrónico capturadas en los formularios de suscripción y no deja lugar a dudas sobre el interés del usuario en recibir estas comunicaciones.

A partir del 25 de mayo, solo podrás seguir comunicándote con los suscriptores que hayan confirmado su interés en seguir recibiendo tus comunicaciones antes de la fecha límite.

Estrategias que pueden ayudarte a salvar tus bases de datos

Muchas empresas ya se han adaptado al RGPD y han empezado a enviar mensajes de correo electrónico con los que salvar sus bases de datos mediante diversas estrategias. A continuación, te damos algunos consejos con los que conseguir la confirmación de tus clientes.

• Humaniza tu marca, incluyendo el nombre de una persona de la empresa o un empleado ficticio para el envío de las comunicaciones, en lugar del nombre de la compañía, tal y como lo hace eInforma:

• Escoge un asunto llamativo que incite a que los usuarios quieran saber más. Si tienes un nuevo servicio, una promoción o vas realizar un sorteo, inclúyelo en el asunto del mensaje.En caso contrario, ofrece un contenido de valor para los usuarios como un whitepaper, una infografía o acceso limitado a un microsite orientado a clientes premium:

• Otra forma con la que puedes obtener la confirmación de los datos de los usuarios es mediante el envío de una carta informativa que explique que, con el cambio normativo, los usuarios deben confirmar su registro para seguir recibiendo las comunicaciones, como lo hace Cabify:

Como ves, desconocer el cambio legislativo no te eximirá de cumplirlo. Para evitar perder parte de tu base de datos, no te olvides de adaptar sus registros antes del 25 de mayo.