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Gestión financiera

Facturas: tipos, diferencias y usos

26 noviembre, 2019

No importa si eres autónomo, el responsable de una pyme o el gerente de una gran multinacional: en España todos los empresarios están obligados por ley a generar distintos tipos de factura. Estos documentos respaldan las transacciones realizadas en la venta de productos o prestación de servicios, y por ello las entidades están obligadas a proporcionarlas a sus clientes y conservar copias de éstas y de las recibidas de sus proveedores durante un plazo de cinco años.

En el proceso de generar y recibir facturas es posible cometer errores (que hay que evitar), pero conocer los distintos tipos de factura que existen puede ayudarnos a entender cuándo y por qué utilizamos una clase u otra. Dependiendo de sus características, hay distintas variables de facturas según el tipo de contenido que refleja, la cantidad de datos que recoge, el soporte en que se entregue o la relación del documento con la factura original. A continuación, explicamos cada una de estas tipologías.

Tipos de factura según su tipo de contenido

  • Factura ordinaria. Es el tipo de factura más usado, la que recoge los datos de la operación. Pueden ser completas o simplificadas, y la diferencia de datos que deben constar en cada una se explica un poco más abajo.
  • Factura rectificativa. Cuando se comete algún error en la factura ordinaria, así como cuando se produce una devolución del producto vendido, es necesario realizar una factura para corregir o rectificar los datos que aparecen en el original. Bien sea un error por el que no se cumple la normativa de datos a contemplar, bien sea la modificación del producto o cantidad con el que se opera, es necesario emitir este tipo de facturas.
  • Factura recapitulativa. En este documento se recopilan diversos servicios o ventas prestados a un mismo cliente que se hayan realizado en distintas fechas, pero dentro de un mismo mes natural. Este tipo de factura deberá ser expedido, como máximo, el último día del mes natural en el que se han realizado las transacciones, excepto si es para un empresario, que se podrán generar hasta el día 16 del mes siguiente al que se han realizado las operaciones.

Tipos de factura según los datos reflejados

  • Factura completa. Para que una factura sea válida debe recoger toda una serie de datos que se indican en el Real Decreto 1619/2012. Así, aunque hay casos en los que se pueden requerir más datos, en la factura completa en ámbito general no pueden faltar los siguientes elementos:
    • Número y serie, para así poder llevar un control de la contabilidad. Los números dentro de cada serie deberán ser correlativos.
    • Fecha de expedición de la factura.
    • Nombre y apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del receptor del servicio o producto.
    • Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor o entidad emisora del documento.
    • Domicilios del emisor y del receptor de las operaciones.
    • Descripción de las operaciones, con detalle de todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto correspondiente a aquellas y su importe. Debe incluir el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el mismo.
    • El tipo o tipos impositivos de IVA, así como el IRPF, aplicados a las operaciones, con el detalle de la cuantía correspondientes (cuota tributaria).
    • La fecha de realización de las operaciones o del pago por anticipado, si son distintas a la de la factura.
  • Factura simplificada. Existen limitaciones para poder realizar este tipo de documento en el que se incluyen unos datos mínimos, menor que en la factura completa. En este caso, los requisitos que deben constar se reducen a los siguientes:
    • Número y serie.
    • Fecha de expedición de la factura y fecha en que se hayan efectuado las operaciones o del pago anticipado, si difieren de la primera.
    • Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social del emisor.
    • La identificación de los bienes entregados o de servicios prestados.
    • Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido», así como la contraprestación total.

Tipos de factura según su soporte

  • Factura en papel. Se trata de la factura tradicional, impresa, que se entrega físicamente al cliente.
  • Factura electrónica. Este tipo de factura es el equivalente electrónico a la factura en papel, con los mismos requisitos y validez legal. Para emitir este tipo de factura por medios telemáticos, el destinatario debe dar su consentimiento. Ambos tipos son igualmente válidos, aunque para poder trabajar como proveedor y facturar a la Administración Pública es obligatorio el uso de la factura electrónica. Existen distintas plataformas de software que facilitan la gestión de facturas vía telemática.

Variantes según la relación con la factura original

  • Factura proforma. Más que una factura, esta clase de documento es una especie de presupuesto formal en el que se detalla al cliente el servicio o producto que se ofrece, el precio con sus impuestos y retenciones y una fecha máxima en la que expira la oferta. Este documento no tiene validez legal, y por ello debe hacer constar en su encabezado de manera visible que se trata de una Factura proforma, y no tiene que ir numerada, ni se recomienda firmarla o sellarla si no lo requiere el cliente expresamente.
  • Copia de la factura. Mientras la factura original se envía al cliente o destinatario, la copia de la factura es un documento idéntico, en el que constan los mismos datos, pero que añade el término “copia” para diferenciarla, y que la empresa que provee el servicio o producto debe conservar un mínimo de cinco años.
  • Duplicado de la factura. La ley indica que los empresarios y entidades únicamente pueden emitir un único original de cada factura. Sin embargo, cuando el producto o bien ofrecido va a más de un destinatario, se generarán duplicados idénticos para entregar a cada uno de ellos. También se generan duplicados para el cliente cuando, por cualquier circunstancia, se hubiera perdido el original. En todas estas facturas duplicadas, deberá constar la expresión “duplicado”, para así darle validez e indicar su diferencia con el original.

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